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第一章 总 则
第一条 为使学校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《辽宁省行政机关公文格式细则》、《中国共产党机关公文处理条例》的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用范围：校级和二级院（系）公文、上级来文。
第三条 学校公文，是指学校在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
第四条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第七条 各单位（部门）的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和检查。
第八条 校办公室是学校公文处理的管理机构，主管本校公文处理工作并指导各单位（部门）的公文处理工作。
第九条 各单位（部门）的办公室应当配备专（兼）职人员负责公文处理工作。
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第二章 公文种类
第十条 学校的公文种类主要有：
（一）决定 用于对重要事项作出决策和安排。
（二）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知 用于任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机构的公文、发布要求下级机构办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
（四）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（六）请示 用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复 用于答复下级机构的请示。
（八）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（九）决议（只适用于党委文件） 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（十）规定（只适用于党委文件） 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）通告（只适用于行政文件）用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
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第三章 公文格式
第十一条 公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、印制版记等部分组成。
（一）版头 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部；联合行文，主办机关排列在前。版头与公文主体之间用一条红色反线隔开，党发公文红色反线中间套红五星，行政公文不套红五星。
（二）密级 公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。党发公文密级标于公文版心左上角，行政公文密级标于公文版心右上角。
（三）紧急程度 党发公文紧急程度分为“特急”、“加急”；行政公文紧急程度分为 “特急”、“急件”。其标注位置均在公文版心右上角。行政机关公文需同时标注密级和紧急程度时，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（四）发文字号 发文字号应当包括机关代字、年份、序号，在红色反线上居中排布。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文机关代字应准确、简练，一般以2至4字为宜；年份应使用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号前不用“0”占位，不加“第”字。
（五）签发人 上行文应当注明签发人姓名。有签发人时，发文字号与签发人同行，分别居左右对称排布。
（六）标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题在版头红色反线下空2行居中排布。
（七）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，居左顶格标识，回行时仍顶格。“公告”等周知性公文，主送机关可改为发送机关，一般放在主题词之下，抄送的位置。“会议纪要”只标识发送机关。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（八）正文 在主送机关名称后回行左空2字起，正文排印应当行款格式恰当，层次鲜明；回行时不得将年份、数字分开；结构层次序数分级应当为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”，结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。
（九）附件 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空1行、左空2字标识。附件如有序号应当使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐；正文中已注明附件（表）的，不再标明附件名称。
附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”。
（十）成文日期 以会议通过或负责人签发的日期为准。
行政公文落款只标注成文日期，不署发文机关名称，用汉字标明年、月、日，“零”写为“○”，日期的最后一个字比正文缩进4字。
党发公文落款同时标注发文机关名称和成文日期，日期用阿拉伯数字规范地写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，其第一个字与发文机关署名前数第三个字对齐或最后一字比正文缩2个字。决议、决定、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
（十一）印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十二）附注 公文如有附注（需要说明的其他事项，包括公文的阅读和发放范围，请求性公文的联系人及联系电话）， 应当加圆括号标注于成文日期下1行，左空2字。
（十三）印制版记 印制版记位于公文末页底部，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
1．主题词 应按主题词表标引主题词。上报的公文，应当按照上级机关发布的主题词表标注主题词。主题词位置在公文末页下端、抄送栏横线之上，“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字。
2．抄送机关 应当使用全称或者规范化简称、统称，根据需要按党、政、军、群顺序分类排列。抄送机关在主题词下1行用横线隔开，左右各空1字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号或顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后1个抄送机关后标句号；抄送机关下应贯以横线。
3．印发机关和印发日期 印发机关一般为发文机关的办公（秘书）部门，印发日期一般为公文的送印日期，应用阿拉伯数字标注。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送的在主题词之下）占1行位置。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关和印发日期上下应贯以文尾横线。
第十二条 公文规格及印制。
（一） 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。“通告”等张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。公文版面尺寸为156 mm×225mm，在A4纸介质上分布在上白边（天头）空37 mm、订口（左白边）空28 mm的右边区域内。
（二）公文印制中字号的选用一般按大标题、小标题、公文主体等顺序依次从大到小选用。公文标题用2号小标宋体字或黑体字，小标题用3号宋体字或3号黑体字；公文主体及未标明字体的用3号仿宋体字；秘密等级、紧急程度、“主题词”，用3号黑体字，主题词词目用3号小标宋体字。
（三）版头字推荐使用小标宋体。二级院系版头字的大小不能大于校级公文版头字的大小。
（四）公文每页排22行，每行排28个字。
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第四章 发文办理
第十三条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
第十四条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，结构严谨，篇幅力求简短，内容注重实效。
（三）一般不得越级请示和报告。
（四）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。报告不得夹带请示事项。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第?D次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除行政公文的成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词汇的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十五条 拟制校级公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请校领导协调或裁定。
第十六条 校级公文由校领导签发，二级院系公文由二级院系领导签发。公文送校领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第十七条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
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第五章 收文办理
第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十九条 校办公室秘书科负责公文的签收、登记、审核。
第二十条 校办公室主任负责提出拟办意见。
第二十一条 校领导负责对公文提出批办意见。需要两个以上部门（单位）办理的应当明确主办部门（单位）。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十二条 承办部门（单位）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门（单位）职权范围或者不宜由本部门（单位）办理的，应当及时退回并说明理由。
第二十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校领导协调或裁定。
第二十四条 秘书科负责文件的分送传阅，校领导和职能部门不允许自行传阅文件。其他部门收到上级文件要及时送秘书科处理。
第二十五条 公文办理完毕后，承办部门（单位）要在文件上写明处理结果，及时返还校办公室秘书科，并以书面或口头形式向批示人汇报。文件中如有要求上报的材料，应备份并与文件共同返还秘书科。
第二十六条 校内请示，秘书科要根据领导批示意见，在三个工作日内给予答复；不能及时答复的，要向呈文单位（部门）说明理由。
第二十七条 送校领导批示或者交有关部门（单位）办理的公文，秘书科要负责催办。要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
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第六章 公文归档
第二十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。各单位、部门均应确定专（兼）职档案员负责公文的立卷、归档。
第二十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理、立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门（单位）的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十条 联合办理的公文，原件由主办部门（单位）立卷、归档，其他部门（单位）保存复印件或其他形式的公文副本。
第三十一条 归档范围内的公文应当按照有关规定定期向档案室移交。文书档案应于第二年6月底前完成立卷归档和移交工作。
第三十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。
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第七章 公文管理
第三十三条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十四条 不具备归档和存查价值的公文，经本部门（单位）负责人批准，可以销毁。
第三十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第三十六条 部门（单位）合并时，全部公文应当随之合并管理。部门（单位）撤销时，需要归档的公文整理、立卷后按有关规定移交档案室。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
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第八章 附 则
第三十七条 本办法自发布之日起施行，由校办公室负责解释。
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